少人数の会議に最適な「ハドルルーム」とは？生産性を高めるオフィス構築のポイント

近ごろ流行している「ハドルルーム」とは、どのような空間を指すのでしょうか。この記事では、基礎知識や導入のメリットを、魅力的な導入事例と併せて紹介します。ハドルルームとして最低限そろえるべき設備も解説するので、ハドルルームの運用や導入を考えている人はぜひ参考にしてください。

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公開日 2021.11.24

更新日 2022.01.07

少人数の会議に最適な「ハドルルーム」とは？生産性を高めるオフィス構築のポイント

近年、より柔軟な働き方に対応するためにオープンスペースを活用する企業が増加しています。しかし「会議や打ち合わせに使える個室が少な過ぎる」と、不安を感じる従業員もいるようです。ここでは、少人数の会議に最適な「ハドルルーム」を導入するメリットや必要な設備、導入事例などを紹介します。オフィスのレイアウト変更や、働き方の見直しなどを検討している人は、ぜひ参考にしてくださいね。

ハドルルームとは？

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ハドルルームとは、2〜6人ほどを収容できる少人数用のミーティングルームのことです。従来のオフィスでも少人数用の会議室は活用されていたものの、「予約が取れず使いたい時にすぐ使えない」「ちょうどいい広さの部屋がない」などの課題が見受けられました。それらの問題点を見直し、気軽に利用できるミーティングルームとして、近年多くの企業で導入されているのがハドルルームです。

ハドルルームは少人数用の個室ですが、「予約なしで使用する」「人が集まりやすい場所に複数設置する」などの特徴を持ちます。
ハドルルームの目的は「利用したい人が利用したい時に集まれるようにする」ことなので、人が集まりやすいオフィスの中央や、執務ルームの隣などに配置します。広い空間でなくてもよいので、異なる設備・デザインのハドルルームを複数用意し、ミーティング内容によって選択できるようにするのが理想的です。

なぜ今「ハドルミーティング」が求められるのか

近年ハドルルームは、急激に企業に取り入れられています。その理由は、「ハドルミーティング」と呼ばれる短期間・小規模で行われるミーティングが、ビジネスシーンで重要視されつつあるからです。
そもそも「ハドル」とは、アメリカンフットボールの試合中、試合再開までのわずかな合間で行われる作戦会議のことです。試合中継などで、選手が輪になって数十秒ほど話をしているシーンを見たことがあるかもしれません。このように、「必要な時に最低限の時間で、情報共有や目線合わせを行う」のがハドルミーティングです。

ハドルミーティングのメリットは、長くなってしまいがちな会議時間が短縮され、以後の業務も効率よく行えるようになる点です。ハドルミーティングの平均時間は10〜30分ほどで、部署全員で行う会議やチームメンバーの定例会などとは異なり、情報のすり合わせなどが必要な最低限のメンバーで行います。そのため、無駄な工程や必要のない話を省くことができ、その時間をほかの業務にあてられるでしょう。

オフィスにハドルルームを導入する4つのメリット

ハドルルームやハドルミーティングの概要だけ理解しても、「具体的にどのようなメリットが得られるのか」は明確にわからないかもしれません。そこでここからは、オフィスにハドルルームを導入するメリットを4つピックアップして紹介します。

生産性向上・会議の活性化

従来の会議は、実務にあたるメンバーにとって関係のない話が長時間続くことも多く、メンバー同士で十分に意見を交わせないまま終了してしまうケースも少なくありませんでした。しかし、ハドルミーティングは非効率的な時間を削減し、必要最低限のメンバーが明確な目的に沿って行うため、各メンバーは主体性を持って会議に臨めるのです。

また、ハドルルームを設置することで、小規模な打ち合わせなどを気軽に行えるようになり、部署全体の業務効率化や生産性の向上も期待できます。人数を絞ることによって情報伝達のミスやイメージの食い違いなども防げるため、プロジェクトを円滑に進められるでしょう。

コミュニケーション機会の創出

ハドルルームは従来の会議室とは異なり、予約を取らずに利用します。そのため、利用者はミーティングのたびに手続きやスケジュール管理をする必要がありません。必要が生じたタイミングで気軽に利用できるため、結果的にチームのコミュニケーション促進につながります。

また、ほかの従業員が業務を行なっている執務スペースでは、機密情報や個人情報を扱うミーティングを行いづらいでしょう。気軽に利用できるハドルルームは個室型なため、デスクで話しにくいテーマでも、滞りなく展開していけます。

テレワーク・リモートワークへの対応力強化

新型コロナウイルスの影響で、近年多くの企業がテレワークやリモートワークを導入しています。コロナ禍を経て、出社を前提とした働き方が一般的ではなくなった社会において、「テレワーク中のメンバーと、出社中の少数のメンバーとが、リモート会議を行う」というケースも多いのではないでしょうか。こうした場合も、オフィスにハドルルームがあると便利です。

実際に、多くの企業ではハドルルームにオンライン会議システムを導入しています。すべてのハドルルームにこれらを導入する必要はなく、部屋によって設備を変え、利用者がミーティング内容によって部屋を選べるようにすれば、コストの負担も減らせるでしょう。

低コストでオフィスレイアウトを一新できる

ハドルルームは、従来のオフィスリノベーションやレイアウト変更に比べて、低コストで設置できます。簡易的なハドルスペースなら、必ずしも最新の設備やハイグレードな通信機器などが必要なわけではありません。間仕切りとオフィス家具さえあれば簡単に設置できます。「本格的なハドルルームを導入したいものの、予算に見合った効果が出るか不安だ」という人は、まずは簡単な設備から試してみるのもよいでしょう。

また、ハドルルームは広いスペースを必要としないため、フリーアドレスの導入やオフィス移転など、オフィス環境改善の一環としても取り入れやすいでしょう。デッドスペースを活用し、後付けで設置することもできるので、余ったスペースを活用したい時にもオススメです。

オフィスにハドルルームを導入する際のポイントは？

ハドルルームは企業によって多くのレイアウトがあり、基本的には決められた設備などはありません。「半個室スペースにカウンターを置き、立ったまま話し合いをする」「ファミレスのようなボックス席を設ける」など、企業によってさまざまなタイプのハドルルーム活用が見受けられます。
使用目的によって、適切なレイアウトや設備なども変わります。ハドルルームを設置する時は、「どの程度スペースを確保できるのか」「どのような用途で使用するのか」などをしっかりと考えた上で、導入を検討することが大切です。

via www.mediaplus.co.jp

より快適なハドルルームをつくるためにオススメの設備は、「ディスプレイモニター・電子ホワイトボード・マイク一体型スピーカー・Web会議カメラ」などです。ディスプレイモニターはパソコン画面を共有しながら話を進めるのに重宝します。また、テレワークやリモートワークを実施している場合は、通信環境をしっかりと整備し、オンライン会議ができる環境を整えておくとよいでしょう。

ハドルルームは予約をせずに使用するため、部屋が足りなくならないように、複数設置するのが理想的です。広さや設備などをすべて同じにする必要はなく、「カウンターのみの部屋」「オンライン会議システムが整った部屋」「リラックス感のあるソファ・ローテーブルを置いた部屋」など、異なるレイアウトのものを用意するとよいでしょう。これにより、ミーティング内容によって部屋を使い分けることができ、より幅広い用途でハドルルームを活用していけます。

ハドルルームの導入事例

ここでは、ぜひ真似したい優れたハドルルームの導入事例を紹介します。特徴や導入設備、デザイン、活用方法などにも触れながら、設計のポイントをまとめました。ハドルルームを導入したいものの、具体的にどんな部屋にするかを迷っている人はぜひ参考にしてください。

コクヨ社が手掛けるITベンチャー企業のハドルルーム

via www.kokuyo-furniture.co.jp

こちらは「コクヨ株式会社」が手掛けたITベンチャー企業のハドルスペースです。オフィスエリアの端にオープンレイアウトのハドルスペースを設置しました。このほかにも、2〜3人で使える小さなデスクや、立ったまま使用できる丸テーブルなど、さまざまなタイプのハドルスペースが設置されています。これらはオフィスエリアを囲むように設置され、ほかの業務を行なっている時でも、思い立ったらすぐに利用できるよう工夫されています。

面談・1on1ミーティングに適したウェルビー株式会社のデザイン事例

via www.officecom.co.jp

こちらは「オフィスコム」で紹介されている「ウェルビー株式会社」の設計事例です。少人数の面談や1対1のミーティングで使用できるように、大部屋から離れた場所にハドルスペースを設置しました。
オフィス全体は、木目を基調としながらもグリーンのオフィス家具をアクセントにした親しみやすいデザイン。一方で、ハドルスペースは落ち着いた色味のチェアを使用し、ワークスペースよりもすっきりとした印象です。設備は、ホワイトボードとディスプレイモニターを導入し、最低限のものでまとめました。

イベント会場をリノベーションしてハドルスペースを設置した鈴与株式会社の事例

via www.interoffice.co.jp

こちらは「インターオフィス」で紹介されている「鈴与株式会社」の施工事例です。オフィスをリニューアルする際、執務ルームの中央にハドルスペースを設置しました。執務ルームには壁を設けず、段差などを用いて視覚的に区切るオープンレイアウトを導入しています。
一方、ハドルスペースの周囲には可動式の仕切りが設置され、使用目的によって自由に空間を区切れる仕組みに。仕切りを外せばセミナーやイベントスペースとしても使えるなど、柔軟性の高い空間デザインが特徴です。

ハドルルームとは、クローズドでありながら事前予約などの制約がなく、誰でも気軽に利用できる会議室のことです。長引いてしまいがちな会議時間を短縮でき、業務効率や生産性を向上させるメリットがあるため、近ごろ多くの企業で導入されています。
ほかのオフィスレイアウト変更に比べてコストがかからず、デッドスペースを活用できるため、現在のオフィスに後付けで導入することも可能です。デスクと椅子のみの簡易的なものから、オンライン会議システムを取り入れたハイグレードなものまで、さまざまなハドルルームがあるため、使用目的に合ったものを導入してみてください。
レイアウトや費用などについてより具体的なご相談は、会社オフィスリフォームでも実績豊富な「カシワバラ・コーポレーション」へぜひお問い合わせください。