オフィスのフリーアドレス化、気になる荷物整理のポイントは?

本記事では、オフィスのフリーアドレス化に伴う荷物管理の方法を詳しく紹介します。そもそもフリーアドレスとは何か、どういったメリットがあるのかなどの基本的な知識に触れながら、荷物管理に必要な設備や失敗しないポイントなどをまとめました。

公開日 2021.11.01

更新日 2021.11.01

オフィスのフリーアドレス化、気になる荷物整理のポイントは?

ポストコロナの時代で、さまざまな企業に導入されている「フリーアドレス」。個別デスクスタイルを止めた場合、それまでそこに収納していた荷物については、どう整理すればよいのでしょうか。本記事では、オフィスのフリーアドレス化に伴って導入すべき収納設備や備品など、荷物整理に役立つポイントを紹介します。オフィスレイアウトの変更によって荷物管理や整理整頓などで悩んでいる人は、ぜひ参考にしてください。

オフィスのフリーアドレス化とは?

「フリーアドレス」とは、従業員自らが好きな座席を選んで着席するワークスタイルのことです。これまでのオフィスレイアウトは、4〜6人ほどがまとまって着席する「島型レイアウト」が一般的でした。島型レイアウトはチームで業務を行うのに適しており、コミュニケーションが取りやすくスペース効率もよいことから、日本の約9割のオフィスが採用していたといいます。

しかし、近年の働き方改革や新型コロナウイルスの影響などによって、より柔軟性の高いオフィスレイアウトが求められるようになりました。在宅ワークの普及によりオフィスの使用率が低下した今日、すべての従業員が固定デスクを持つようなスタイルのままでは、空間全体を有効活用しづらいと考えられます。フリーアドレスはこのようなリモートワークとの相性もよく、コロナ禍での多様な業務形態にも対応しやすいため、近年さまざまな企業に採用されているのです。

フリーアドレス制のメリット

近頃、さまざまな企業が導入を検討しているフリーアドレスですが、導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、コミュニケーションや業務効率など、さまざま視点から見たメリットを解説します。

コミュニケーション機会の創出

従来の島型レイアウトは、チーム内でのコミュニケーションこそ取りやすかったものの、席が離れている人や他部署の人などとはつながりをつくりづらいデメリットがありました。毎日話す人が固定化すると、新しい人間関係を築き、幅広い層の人と情報交換を行う機会がなくなってしまいます。
その点、フリーアドレスは毎日異なる席で業務を行えるため、所属する部署やチームにかかわらず、さまざまな人とコミュニケーションを図れます。これまで知らなかった分野の知識に触れたり、違った視点でアドバイスをもらったりすることで、新たなアイデアが浮かぶこともあるでしょう。部署間を越えた偶発的なコラボレーションが生まれることもあり、従業員の創造性アップにも期待できます。

テレワーク・ペーパーレス化の促進

フリーアドレス化には前提として業務のデジタル化が不可欠であるため、コロナ禍で在宅勤務を取り入れるにあたり、併せて実施した企業も多いそうです。もともと社内のデジタル化が進んでいた企業などは、スムーズにリモートワークへ移行できたことでしょう。しかし、オンライン上で業務を行ってこなかった企業にとっては、それまでデスクに収納していた紙資料をデータ化したり、オンライン退勤システムを導入したりと、さまざまな面でシステムの改革が必要になります。

新たなシステムを導入し、テレワークやペーパーレス化を進めることは、生産性向上や業務の効率化にも効果があります。当初フリーアドレスを取り入れるためにこれらを実施した結果、みなが快適に仕事をこなせるようになり、会社全体の業務成績が向上したケースも見られます。業種にもよりますが、今までなかなか業務のデジタル化に踏み切れなかった企業も、この機会にフリーアドレスを導入し、システムの改革を推し進めるのもオススメです。

柔軟なオフィスレイアウトが可能になる

オフィスのフリーアドレス化、気になる荷物整理のポイントは?
従来の主流であった固定座席制には、回線やデスク配置などの都合から、なかなかレイアウトを変更できない課題がありました。時差出勤や在宅勤務などで出勤状況を調整するも、「レイアウトの都合上、一つのフロアに人が溢れてしまう」「空いている空間を上手に活用できない」などの不具合が発生し、コロナ禍での感染症対策に苦戦した企業も多いのではないでしょうか。

その点、フリーアドレスは個人の座席が決まっていないため、柔軟かつ自由なオフィス設計が可能です。また、全員分の座席をあらかじめ用意する必要もないため、余ったスペースで集中ブースや休憩スペースなどを充実させれば、従業員自身で環境を選んで業務を行える満足度の高いオフィスが作れるでしょう。

オフィスの美化につながる

オフィスのフリーアドレス化、気になる荷物整理のポイントは?
個人のデスクがないフリーアドレスでは、退勤時に机の上を片付け、それぞれの持ち物をパーソナルロッカーなどで管理するのが一般的です。そのためデスクに紙資料が溜まったり、荷物が散らかったままになったりすることもありません。結果的にすっきりとした美しいオフィスになるのです。

フリーアドレスの思わぬデメリット?私物管理という課題

このように、コミュニケーションの活性化やテレワークの促進などさまざまなメリットがある一方で、「持ち運ぶ荷物の量が増えて移動が大変」「貴重品や機密情報などの扱いに気をつかう」といった私物管理に関する課題も見られます。

従来のレイアウトなら個人デスクに収納していた重要なデータや郵便物、そして私物なども、フリーアドレスではすべて従業員個々が管理しなくてはならなりません。収納スペースが少なかったり、ルールが決まっていなかったりすると、各従業員の荷物が散らかったままになってしまうなど、かえってオフィスの美観を損ねることにもつながります。あらかじめしっかりと設備を整備し、ルールなどを制定しておきましょう。

フリーアドレス導入時にチェックしたい荷物整理のポイント

ここでは、フリーアドレス導入時に確認すべき荷物整理のコツをまとめました。収納スペースを設置するポイントや失敗しないルール制定の方法など、フリーアドレスを取り入れる際に知っておきたい情報を紹介します。

パーソナルロッカーの導入

オフィスのフリーアドレス化にあたっては、必ずパーソナルロッカーを導入することがポイントです。私物を置いておく場所が完全になくなると、機密情報の紛失や貴重品の盗難など、荷物関連のトラブルも発生しやすくなります。従業員それぞれに個人ロッカーを割り当て、特に荷物が多い人に向けて貸しロッカーを設置するなど、私物を管理するスペースをしっかりと確保することが大切です。

パーソナルロッカーの導入で注意すべきポイントは、設備やサイズ感です。さまざまなタイプのロッカーが販売されていますが、オススメはきちんと施錠できる鍵付きタイプ。ロッカーは人目に付きづらい場所に設置されることも多いため、盗難などの被害が発生しないように、セキュリティ性の高いものを選びましょう。

また、どの大きさのロッカーを選ぶかによって、従業員の荷物量も変わってくるので、サイズ選びは慎重に行うことが大切です。「大き過ぎるものを選んでしまい、紙資料を溜め込みペーパーレス化が進まない」「ロッカーが小さ過ぎて、業務に必要なものが入らない」などのトラブルが起きないように、適切なサイズを選択しましょう。A4サイズの紙資料が縦にも横にも収納できるサイズなら、ストレスを感じることなく荷物を取り出せるでしょう。

社内ルールの見直し・改訂

案外見落としがちなのが、社内ルールの見直しや改訂です。荷物管理の問題は、パーソナルロッカーを設置しただけでは解決せず、それらをきちんと運用する仕組みも併せてつくらなければなりません。
明確なルールを制定していないと、ロッカーに入りきらない荷物や小物類が床に置かれたり、共有物の整理整頓が行き届かなかったりと、かえって雑然としたオフィスになることもあります。「私物の持ち込みは最小限にとどめる」「荷物の置き場所を徹底する」などのルールを制定し、それらをきちんと周知することが大切です。

また、郵便物の受け渡しに関しても、設備やルールを設けるとよいでしょう。フリーアドレスでは、従業員がどこにいるのかが一目で判断できないため、個人に直接郵便物を渡そうとすると手間がかかってしまいます。「ロッカーに郵便物投函口を設ける」「出入り口付近に専用のスペースを設ける」など、新たな仕組みを導入するのがオススメです。

移動用バッグの支給

移動用バッグは、フリーアドレスで重宝する便利グッズの一つです。キャビネットタイプなど、資料やパソコンを収納できるバッグはオフィスでの移動に重宝するでしょう。また、ロッカーにそのまましまっておける自立型のファイルボックスタイプなら、業務開始や終業時に手間取ることもありません。フリーアドレスでは退勤時に荷物をまとめて片付ける必要があるため、なるべく整理整頓に時間がかからないよう配慮しましょう。

自由に使える共有アイテムを用意する

整理整頓の行き届いたすっきりとしたフリーアドレスのオフィスを作るには、共有アイテムを上手に活用することが大切です。文房具や掃除用具、消毒用品、消耗品などはそれぞれが持ち歩くのではなく、フリーアドレス内の共有スペースに常備しておくとよいでしょう。共有物が増えると感染症対策に不安を覚える人もいるため、「使用後は必ず消毒する」などの使用ルールを貼り紙などで周知することも大切です。

また、フリーアドレス内にオフィスカフェやウォーターサーバー、コーヒーサーバーなどを設置すれば、従業員が飲み物を持ち込む頻度も少なくなります。中には執務スペースやミーティングスペース、来客スペース、休憩スペースなどを兼ねた広いオフィスカフェを設置する企業もあるなど、さまざまなタイプのフリーアドレスオフィスが誕生しているようです。
フリーアドレスは従業員ごとに個別のデスクを用意せず、好きな席を選んで着席してもらう新しいスタイルです。生産性向上や業務効率化、コミュニケーションの活性化などさまざまなメリットがある一方で、従業員の荷物管理が複雑になるデメリットもあります。個人ロッカーを設置し、きちんと運用ルールを定めるなど、あらかじめ対策を考えておくとよいでしょう。
オフィスのフリーアドレス化に伴うレイアウト変更やオフィスリノベーションなどでお悩みの際は、「カシワバラ・コーポレーション」にお気軽にご相談ください。

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