フリーアドレス導入でオフィスの在り方が変わる!メリット・デメリットを解説

オフィスにフリーアドレスを導入するメリット・デメリットをまとめています。よくある失敗例や解決策、導入の手順、優れた導入事例なども併せて解説しているので、これからフリーアドレスの導入を検討している人は、ぜひ参考にしてください。

公開日 2021.08.22

更新日 2021.08.22

フリーアドレス導入でオフィスの在り方が変わる!メリット・デメリットを解説

新型コロナウイルスの影響により、この一年で働き方が大きく変わった人も多いことでしょう。デジタルワークを導入し、ソーシャルディスタンスを取りやすいオフィスに変更するなど、さまざまな企業がWithコロナに適応した社内環境作りを行っています。この記事では、近年よく耳にする「フリーアドレス」について、メリット・デメリット、導入事例などを解説します。

オフィスにおけるフリーアドレスの仕組みとは?

フリーアドレス導入でオフィスの在り方が変わる!メリット・デメリットを解説
フリーアドレスとは、社員が専用のデスクを持たず、自由に席を選んで働く仕組みを指す言葉です。広い空間に長机やソファ、カウンターなどを設置し、カフェや図書館のように好きな席に着くイメージです。狭い会議室などを開放するのではなく、間仕切りなどで区切った広いワンフロアを使用するケースが多く、フリーアドレスの導入に伴いリノベーションで間取りを変更する企業も多いようです。

フリーアドレスは、2000年代の始め頃から徐々に広まっていたものの、コロナ禍や働き方改革の推進によって普及が進みました。オフィスに人が集まりすぎないように、在宅勤務を取り入れるなど、この数年でワークスタイルが変化した人も多いことでしょう。
社員が個別にデスクを持つ従来の働き方では、しばしば「業務に合わせて社員を出勤させるとソーシャルディスタンスが保てない」「空いている場所を活用しにくい」などの課題が発生しました。フリーアドレスは、ほかの社員の出勤状況や部署ごとのスケジュールなどに縛られず、空間を柔軟に活用できるため、コロナ禍における働き方とマッチしやすいのです。

フリーアドレス導入のメリット

Withコロナ時代の働き方改革として、さまざまな企業がフリーアドレスを取り入れています。ここでは、フリーアドレスの導入で期待できるメリットを説明します。

社内コミュニケーションが活発になる

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部署ごとにデスクが固定されている従来のスタイルでは、仕事で一緒にならない限り、新しい人間関係を開拓するのはなかなか難しいものです。会話をしたり、情報を交換したりする人が固定化するケースも多いでしょう。
しかし、「空いている席があれば自由に着席する」というフリーアドレスなら、所属する組織に関わらずさまざまな従業員同士で接点が持てます。社内のコミュニケーションが活発になり、これまで浮かばなかったアイディアが浮かんだり、違った視点で業務に取り組めたりと、新たな風を吹き込むチャンスになるかもしれません。

業務効率化・コスト削減を図れる

フリーアドレス導入でオフィスの在り方が変わる!メリット・デメリットを解説
フリーアドレスは、自分専用のデスクがないため、仕事で必要な書籍やファイルなどを自分で管理しなくてはなりません。そのため、フリーアドレスは、紙資料の電子化やWebシステムの導入など、社内のペーパーレス化を促進します。紙資料の使用でありがちな「必要な情報を探しにくい」「ファイリングや整理の手間がかかる」などのデメリットが解消され、業務の効率化につながるでしょう。また、不特定多数の従業員が紙資料やコピー機などに触れる機会が減り、感染リスクを抑えることにもつながります。

また、フリーアドレス化によってオフィスの縮小が可能になり、コストが削減できた事例も見られます。フリーアドレスは、従業員の7〜8割ほどの座席を用意するのが一般的です。また、細かく区切られた部屋を解体しワンフロアにリフォームすれば、限られたスペースでも開放感が生まれやすいこともメリットだと言えるでしょう。オフィスの縮小や移転などに伴い、フリーアドレスを導入する企業も多いようです。

チーム編成がしやすい

新たなプロジェクトが立ち上がった時や、チームのメンバーが変更になる時などは、座席が固定されていると打ち合わせに手間がかかります。フリーアドレスなら、空いている席を活用して柔軟に対応できます。
短期間でプロジェクトが入れ替わる場合など、チーム編成が変わりやすい部署はフリーアドレスの導入が適しているでしょう。仕事内容によって、個人のデスクを残す部署と、フリーアドレスの部署に分けるなど、部分的に導入する企業もあるようです。

フリーアドレス導入のデメリット

フリーアドレスは、従業員の管理しにくい、社員の帰属意識が薄れるなどのデメリットも見られます。ここでは、フリーアドレス導入の注意点とその解決方法について解説します。

従業員の管理がしづらい

フリーアドレス導入でオフィスの在り方が変わる!メリット・デメリットを解説
フリーアドレスは固定席がないため、「誰がどこにいるのかわかりづらい」というデメリットがあります。
担当者間で互いを見つけるのに時間がかかり、必要な報告が遅れてしまうケースもあるでしょう。従業員たちが自分の場所を相手にすぐ伝えられる仕組みを作っておくと安心です。机や柱にナンバーを付けておき、そのナンバーで互いの場所を教え合うなどが有効です。

また、デスクが固定されていないことで、「上司が部下の進捗を把握する」という日常的な業務も煩雑になりがちです。上司は、部下と直接顔を合わせる機会が減るため、仕事の進み具合だけでなく、健康状態や仕事のモチベーションなどを把握しづらいかもしれません。面談の機会を増やしたり、メールやオンラインミーティングで仕事の進捗をこまめに報告したりするなど、意識的にコミュニケーションを取る必要があります。

フリーアドレス化が合わない人もいる

フリーアドレス導入でオフィスの在り方が変わる!メリット・デメリットを解説
フリーアドレスでは、一人で黙々と業務を行う人やチームでミーティングをする人など、さまざまな人が同じ空間で仕事をします。人の出入りも活発になり、会話や雑音などで集中力が途切れることもあるでしょう。毎日同じ場所で仕事をしたい人や、オープンな場所での作業が苦手な人などにとっては、フリーアドレスは働きづらいと感じるかもしれません。また、フリーアドレスは、会議や外出の度に荷物を持ち運ぶ必要があるので、それらを手間に感じる人もいるでしょう。書類を電子化したり、必要なものをまとめてしまえる社内用のキャリーケースを使用したりするなどの工夫が必要です。

会社への帰属意識が保ちづらい

フリーアドレスは決まった席がないため、会社への帰属意識が薄れ、モチベーションが下がってしまう人もいます。同じ部署の人と顔を合わせる機会が減ると、「自分はこの部署・チームに所属している」「この会社の一員である」という気持ちを維持しづらいものです。
それらが原因となり、成績が落ちたり、成長スピードが遅くなったりしている従業員には、上司や周囲から早めにフォローを入れることが重要です。「個人名入りのロッカーを用意して帰属意識を育てる」「上司が意識的に部下に声をかけてコミュニケーションを取る」などの対策を取り入れるとよいでしょう。

オフィスにフリーアドレスを導入するための準備と対策

フリーアドレスを新たにオフィスに取り入れる場合、どのような手順を踏めばよいのでしょうか。ここでは、フリーアドレスの導入にあたって準備するべき仕組みや対策などを紹介します。

フリーアドレス制が適しているのか検討する

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注意するポイントは、業種や業務内容によってはフリーアドレスが適さないケースがあることです。普段から外回りが多い業種やペーパーレス化が進んでいる企業、在宅勤務の環境が整っている企業などは、フリーアドレスの導入に適しています。
フリーアドレスに不向きなのは、金融などの機密情報を扱う業種や、決まったチームで連携を取る開発業務、人事・経理・法務・総務といった管理部門などです。ほかにも、重要なデータを扱う企業や少人数の部署など、固定席の方が業務に集中しやすい場合もあるので、自分の会社がフリーアドレスに適しているのかをしっかりと見極めた上で、導入を検討しましょう。

フリーアドレス導入の目的を周知徹底する

フリーアドレスに関わらず、新しい仕組みを導入するとストレスを感じる従業員もいます。個別のデスクを取り払い、オフィスのレイアウトを変更する大掛かりな改修ともなると、不安に感じる人は多いことでしょう。
フリーアドレスを取り入れる際は、早い段階で「なぜ導入するのか」「従業員にどのようなメリットがあるのか」といった点を明確に伝えることが大切です。あらかじめフリーアドレス導入の旨をしっかりと周知した上で、従業員の意見を聞き取るとよいでしょう。

働きやすいレイアウト設計を試みる

フリーアドレス導入でオフィスの在り方が変わる!メリット・デメリットを解説
フリーアドレスは、間取り変更や備品の一新など、オフィスの大幅な変更を伴います。そのため、従業員一人ひとりが快適に働けるようなレイアウト設計が必要です。私物を置けるロッカーを用意する、オープンスペース以外に一人きりで集中できるスペースを設けるなど、企業それぞれに合ったレイアウトを考案しましょう。
加えて、「すべてのフロアにフリーアドレスを取り入れるのか」「部署によって部分的に導入するのか」などによっても、備品の種類や数などが異なります。似ている業種の導入事例を参考にしながら、必要な設備を見極めるとよいでしょう。

運用しやすい仕組みを作る

いざフリーアドレスを導入しても、決まったルールがないとうまく効果を発揮しない恐れもあります。よく見られるのは「結局席が固定化されてしまった」「ペーパーレス化が思うように進まず荷物が増えた」などの失敗例です。
こうした状況を回避して、フリーアドレスの効果を高めるには、「毎日違う席を利用する」「社内用の資料はデータで配布する」など、企業側できちんとルールを定めてことが大切です。さらに、「従業員がどこに着席しているのか」を可視化するツールなどを導入し、オフィス全体の運用状況を適宜把握できるようにしておくとよいでしょう。

フリーアドレスの導入事例

ここでは、多様なワークスペースを設けたレイアウトや、コミュニケーションの取りやすい空間デザインなど、優れたフリーアドレスの導入事例を紹介します。

バリエーション豊富なワークスペースを用意

「KOKUYO」より、「朝日放送グループホールディングス東京支社」の導入事例を紹介します。
オープンな執務エリア、窓際の共有スペースなど、さまざまな種類のワークスペースを設けることで、自由度の高い働き方の実現を容易にしています。従業員一人ひとりが快適に過ごせるオフィスを目指したレイアウト設計だと言えるでしょう。

丸みを帯びた温かみのある空間でコミュニケーション促進

「丹青社」より、「富山銀行新本店」のフリーアドレス事例を紹介します。すべてのフロアをフリーアドレスにするのではなく、執務フロアのみの部分的導入です。空間全体を落ち着いた色味の柔らかな雰囲気にまとめ、コミュニケーションの取りやすい環境を実現できています。

まとめ

フリーアドレスとは、コロナ禍において普及が進みつつある新しいオフィスの仕組みのことです。社員は専用のデスクを持たず、カフェのように自由に席を選んで業務を行います。上手に活用すれば、社内のコミュニケーションの促進や業務効率化・コスト削減といったメリットが得られるでしょう。しかし、従業員の管理がしにくい、帰属意識が育ちづらいなどの注意点もあるので、しっかりとルールを定めて運用しやすい仕組みを作ることが大切です。
フリーアドレス導入でオフィスの在り方が変わる!メリット・デメリットを解説
フリーアドレス化に伴って、小規模でもリフォーム作業が必要なら「カシワバラ・コーポレーション」へお問い合わせください。レイアウトに合わせた最適なプランや費用についてご相談いただけます。

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