役員室は応接・執務をこなす役割がある！レイアウトや部屋タイプも解説

この記事では、役員室が持つ4つの機能に触れながら、適切な設備やレイアウトなどを紹介します。また、「個室型」「半個室型」「オープン型」の役員室について、事例を交えて特徴を解説しますので、自社に合った役員室のあり方を検討している人は、ぜひ参考にしてください。

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公開日 2022.07.18

更新日 2022.07.18

役員室は応接・執務をこなす役割がある！レイアウトや部屋タイプも解説

来客をもてなしたり、役員が会議を行ったりするなど、重要な情報を扱う役員室。ほかの部屋と異なる役割があるからこそ、目的に合った適切なレイアウトやデザインを取り入れる必要があります。この記事では、役員室に求められる機能性やオススメのレイアウト、デザイン事例などをまとめました。オフィスのリノベーションを検討している人や、役員室の適切な使い方を見極めたい人などは、ぜひ参考にしてください。

役員室はオフィスの何をする場所？

役員室は、機密性の高い情報を取り扱ったり、大切な来客をもてなしたりする場所です。執務室やミーティングスペースなど、ほかの部屋とは異なる性質を持つため、使用目的に合った機能や設備を導入する必要があります。ここでは役員室の代表的な用途に触れながら、求められる機能性や空間づくりなどをまとめました。

機密性の高い情報を取り扱う場所

役員室では、社外秘情報・開発情報・顧客データなど機密性の高い情報を扱います。「会話している音声が外部にもれている」「ガラス越しに、書類・パソコン画面などが見える」といった状況を防ぐ必要があります。
もしこうした状況を放置していれば、「セキュリティに問題がある企業」と認識され、取引先などからの信頼を損なってしまうかもしれません。

そのため、役員室には高い防音性や、機密情報を守るための対策を取り入れる必要があります。扉や壁材などは遮音性・遮蔽性の高いタイプを、書庫や収納は鍵付きのタイプを導入するなど、万一役員以外が部屋に立ち入った際も機密情報を守れるように、セキュリティ対策を徹底してください。

重要な意思決定を支援する場所

役員室は、「ひとりの役員につき、ひとつのスペース」を確保できるようにレイアウト設計を行います。会議だけでなく個人の執務室としても使用されるからです。各役員が、企業の戦略や方針を決定する重要な場所が役員室です。

そのため、役員は1日の大半を役員室で過ごすこともあります。企業の重要な意思決定を執り行えるように、机や椅子などは長時間座っても疲れづらいものを選び、内装はリラックスできるデザインを採用するのがオススメです。

また、役員は秘書の協力を得つつ業務を進めることもあります。部屋の配置や導線設計などに配慮し、「忙しいスケジュールでも、秘書と連携しやすいレイアウト」を実現するとより効果的です。

大切な来客を応接する場所

役員室は、お客様のもてなしや取引先との商談などで使われる場所でもあります。企業にとって重要度の高い、さまざまな人と接する空間であるため、コミュニケーションの取りやすい空間づくりが大切です。応接用のソファやテーブルなどを用意し、訪問客がリラックスして過ごせる空間を心掛けるとよいでしょう。

また、そうした訪問者は、役員室以外のスペースに移動することはあまりないでしょう。したがって、訪問者が抱く「自社全体のイメージ」には、役員室の印象が大きく影響します。
さらに、機能的なレイアウトだけでなく、品のある絵画や統一感のあるインテリアなどを配置し、ゆとりのある空間を演出しましょう。自社イメージにふさわしい内装に仕上げることで、例えば「企業としての理念」などのメッセージを視覚的に伝える効果も発揮されます。

役員室の優れている機能

上記のように役員室はさまざまな用途で使われることから、「複合的な機能を兼ね備える特別な場所」であると考えられています。ここでは、役員室が持つ代表的な機能4つと、それらの機能性を高めるためのポイントをまとめました。これらを押さえることで「優れた役員室」を実現していきましょう。

居心地の良さを提供する応接機能

役員室が持つ第一の機能は、客人をもてなす応接機能です。一般に企業は、防音性のある会議室やミーティングスペースなどを備えています。応接室ではなく、そうした部屋・スペースで客人と話す機会も少なくありません。
しかしそれらの部屋・スペースは、機能性だけを重視してつくられていることも多いでしょう。そのため、客人にとって居心地が悪かったり、リラックスできなかったりして、ストレスを与えてしまう恐れも生じます。

内装・家具・カラー・素材などにこだわった上質な役員室をつくっておけば、企業を訪れる人に快適な空間を提供できます。外にもらせない重要な用件についても、リラックスしてコミュニケーションを進められるでしょう。

次の項とも関連しますが、長時間座っても疲れづらいデスク・椅子、高級感や落ち着きのあるインテリアなどをそろえ、「役員にとってふさわしい執務環境」を忘れずに整備しておいてください。ここに通された訪問者は、そうした執務環境を目にすることで、より良い自社イメージを抱いてくれます。

集中力を上げる執務機能

役員室が持つ第二の機能は、役員が日々の業務を行う執務機能です。役員は経営方針の決定・変更などの重要な業務を行ったり、機密性の高い情報を扱ったりするため、専用の執務スペースを使うことも多いです。
役員室に執務スペースを設ければ、日々の執務を快適に集中して行えるようになるでしょう。執務スペースのデスクや椅子は、機能的で使いやすいものを選ぶことが大切です。

また役員は、食事や着替えなどまで役員室で済ませることがあります。可動式のパーティションなどを用意しておけば、必要に応じて、プライベートスペースを設けられます。

役員会議室と同等の高いミーティング機能

役員室が持つ第三の機能は、高いミーティング機能です。会社の意思決定を下す重要なスペースでもあるため、コミュニケーションを活性化させる適切な設備を導入する必要があります。

基準としては、役員会議室と同程度のミーティング機能を備えられるとよいでしょう。例えば、複数人で使用できる大きいサイズのディスプレイや、スムーズなインターネット環境、情報漏えいを防ぐセキュリティなど、効率的かつ安全にミーティングを行える設備を整えてください。また、近年ではリモートワーク対応のために、遠隔会議システムを備えた役員室を導入する企業も増えています。

とはいえ、役員室は応接室として利用されることもあるため、機能性を重視し過ぎると、客人にとっては居心地の悪い空間になってしまうこともあります。「デザイン性と機能性のバランスを考慮しつつ、見た目の統一感・高級感などを損なわないように導入設備を見極めること」が重要です。

秘密を守る防音機能

役員室が持つ第四の機能は、高い防音機能です。機密性の高い話題を扱う時、一般的なミーティングルームなどでは外に声が漏れてしまい、セキュリティ性を損なってしまう恐れがあります。こうしたスペースで、顧客データや開発情報などの社外秘情報までを習慣的に扱っていると、大きなトラブルに発展しかねません。

役員室の防音性アップには、「防音扉・間仕切り壁の増設」などが効果的です。また、オープンレイアウトを採用している場合などは、「サウンドマスキング」導入も有効な選択肢でしょう。これは、あえて特定の周波数をスピーカーで流し、会話内容を外に聞こえづらくする、というシステムです。

役員室のオススメデザイン・レイアウトは？

役員室のレイアウトで大切なのは「家具と壁との通路幅」「各家具の距離感」です。役員室は執務スペースなどに比べると人通りが少ないため、役員の導線を広くとり、そのほかの通路はやや狭くつくるとよいでしょう。
具体的には、「役員が通る通路の幅は1,000mmほど」を基準とし、「応接テーブル付近などは700〜800mmほど」に設定するなど、通路幅にメリハリをつけて家具を配置するのがポイントです。

役員室の形は企業方針によって変化する

役員室は、企業方針や用途などによって「半個室型」「個室型」「オープン型」の3種類に分けられます。ここでは、導入事例を踏まえながら役員室の種類や特徴などを紹介します。

パーティションやドアで区切られた半個室型

via www.kokuyo-marketing.co.jp

こちらは「KOKUYO」に掲載されている、執務スペースをガラスの壁で仕切った「半個室型の役員室」です。防音性を確保しつつ執務スペースの様子をうかがえるため、従業員とのコミュニケーションを活性化したり、従業員の状況をしっかりと把握したりできるメリットがあります。

また、「間仕切りやドアなどでひとつの空間を区切ったタイプ」も、半個室型に該当します。半個室型は、後述する個室型よりも開放感があり、アクセスしやすいことも特徴です。
設計によってはやや防音性に欠けるため、「セキュリティ性能の高いドア」「ガラスを隠す目隠し」などを併用し、機密情報の管理に配慮するとよいでしょう。先述したサウンドマスキングの導入も有効です。

一番機密性が高い個室型

via design.officebusters.com

こちらは「オフィスバスターズデザイン」に掲載されている、落ち着いたデザインを取り入れた「個室型の役員室」です。ホワイト系の木目を基調としたワークスペースと対照的に、「ダークカラーの木目・ブラックのインテリア」でまとめ、重厚感のある役員室に仕上げています。打ち合わせしやすいようにL字型デスクや大型ディスプレイなどを配置することで、デザイン性と機能性を両立したバランスのよい役員室になりました。

個室型は機密性に優れ、重要な情報を扱いやすいメリットを持ちます。また外部との出入りが壁・扉で自然と制限・管理されるため、セキュリティも高く維持されます。そのため、応接・ミーティング機能を兼ね備えた役員室をつくる場合は、個室型が選ばれやすいでしょう。

気軽にアクセスしやすいオープン型

via www.shigotoba.net

こちらは「みんなの仕事場」に掲載されている、「バイオジェン・ジャパン株式会社」の役員室です。従業員が役員にアクセスしやすいように、パーティションやドアを取り払った「オープン型の役員室」をつくりました。従来は機密性を重視した個室型が主流であったものの、近年は閉鎖的な役員室を廃止し、より開かれた役員スペースを実現する動きが広まってきています。

オープン型のメリットは、役員がオフィス内の様子を把握しやすいことや、従業員・役員間の交流が活発になることなどです。従業員は誰でも自由に役員を訪ねられ、その場ですぐに話ができるため、要望や意見などを効率的に伝えられます。「従業員の意見・現場の要望を会社へ汲み取りやすい状況」を整えたい企業にとって、オープン型役員室の設置は重要な選択肢です。

役員室は、執務機能・ミーティング機能・防音機能・執務機能など、複数の機能を兼ね備えた場所です。使う目的によって導入すべきレイアウトや設備などは異なるため、自社に適した役員室のあり方を検討する必要があります。
役員室の形状や広さ、導入設備などで悩んでいる人は、オフィス設計のプロ「カシワバラ・コーポレーション」までお気軽にご相談ください。