オフィス環境改善で何が変わる?生産性を高めるためのアイデアを解説

オフィス環境を改善し、従業員の生産性を高めるコツを紹介します。部屋の明るさや空調などの基本的な項目から、ニューノーマル時代に適応したレイアウトや感染予防対策など、オフィスに取り入れたいさまざまなアイデアをまとめました。

公開日 2021.08.25

更新日 2021.08.25

オフィス環境改善で何が変わる?生産性を高めるためのアイデアを解説

時代の変化とともに、求められるオフィス環境も多様化しています。特に、近年は新型コロナウイルスの影響で、感染対策を意識したレイアウトの普及も見られるようになりました。そこでこの記事では、快適なオフィス環境を作り、従業員の生産性をアップするコツをまとめました。空調や明るさ、家具の配置、災害対策など、さまざまなアイデアを紹介するので、オフィス環境の改善に取り組んでいる人は、ぜひ参考にしてください。

オフィス環境が従業員に与える影響とは

ひと昔前まで、オフィスは決まった場所を黙々とこなす場所であり、従業員の創造性やコミュニケーションなどはあまり重視されませんでした。内装も、ワークスペースにはコストをかけず、人目に付きやすい受付や会議室のみデザインする企業が多く見受けられました。

しかし、近ごろの働き方改革で、オフィス環境は従業員の生産性や創造性、モチベーションの向上、ストレス軽減などに影響を与えることがわかりました。現代のオフィスでは、作業のしやすいデスクや腰に優しいチェア、居心地のよい休憩スペースなど、従業員がより過ごしやすいと感じる空間作りが大切です。

オフィス環境を快適にするアイデア

ここでは、オフィスをより快適にするアイデアをまとめました。空調やライティング、騒音対策やレイアウトなど、さまざまな視点から環境改善の方法を紹介します。

心地よい「空調設定」が体調管理の鍵

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空調は、オフィスの快適度を左右する重要なポイントです。空気調整設備を設けている場合、「事務所衛生基準規則」によって、オフィスの温度は17~28度、湿度は40~70%になるよう、努力義務が定められています。この推奨温度の範囲で、オフィスに合った最適な温度と湿度に設定するのが理想的です。
しかし、体感温度には個人差があり、座っている位置によっても温度の感じ方は異なるもの。一日中同じ温度に設定するのではなく、時間帯によってこまめに空調を調整しましょう。寒過ぎたり暑過ぎたりすると体調を崩す恐れもあるため、常に心地よいと感じる一定の温度が保たれているのが理想的です。

また、空気の質を良好に保つためには、適度な換気が必要です。感染防止対策にも効果があるため、一日に数回は窓やドアを開けて室内の空気を入れ替えましょう。窓やドアを開けられない場合は、換気システムの導入がオススメです。

適切な「明るさ」で作業効率アップ

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従業員の集中力をアップするには、室内が適切な明るさで保たれていることが大切です。JIS規格では、事務所の推奨照度を500~750lxと定めています。ワークスペースが暗過ぎると、視力低下など従業員の健康を損なう恐れもあるため、デスクワークやパソコン作業を行う場所は750lx、会議室や制御室は500lxを目安として、明るい照明を設置しましょう。

一方で、従業員がリラックスして働けるように、オレンジライトなど、あえて暗めの照明を用いる企業もあります。落ち着いた照度の照明は、従業員をリラックスさせ、コミュニケーションの促進や創造力の向上に効果的です。「従業員の創造性を大切にしたい」「集中して業務に取り組める環境が大切」など、企業の方針に合わせて、照明の明るさを見直してみてはいかがでしょうか。休憩室は暗めに、執務スペースは明るい照明を用いるなど、部屋によって明るさを変えるのもオススメです。

「環境音」によって集中力の質が変化

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見落としがちなのが、オフィスの音に関する配慮です。実は、業務の集中力を上げるためには、必ずしも無音がよいわけではありません。「喫茶店など、適度な雑音がある空間の方が集中できる」という人は案外多いのです。従業員が心地よく作業できるように、水が流れる音や鳥のさえずりなどの自然音をBGMにするなど、執務や作業スペースに適度な雑音をあえて取り入れる企業もあります。

反対に、会議室や応接室などお客様を招いて打ち合わせをする部屋は、きちんと防音対策を行いましょう。話し声が外に漏れたり、外部の音が聞こえ過ぎたりすると、それらが気になって集中力を欠いてしまいます。オフィスは多くの目的で部屋を使用するため、それぞれに合った音の対策が必要です。

ニューノーマル時代に合わせた「レイアウト設計」

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コロナ禍の働き方改革で、オフィスのレイアウトも大きく変化しています。座席数を減らしたり、机の間隔を空けたり、感染防止策を取り入れたオフィスにリニューアルした人も多いのではないでしょうか。近年、フリーアドレスの導入が急激に普及するなど、状況に応じて柔軟に使える空間や、安全にコミュニケーションが取れる空間などを重視して、レイアウトを決定する企業が増えています。

オフィス設計で何より大切なのは、業務内容に適した使いやすいレイアウトにすることです。創造性を重視する企業やコミュニケーションを促進したい企業は、オフィス全体にフリーアドレスを取り入れてもよいでしょう。しかし金融業など、機密事項を多く取り扱う企業では、「各員がどの端末で何をしているのか」同定しやすい従来のレイアウトを基本として、部分的にフリーアドレスを導入可能か検討することがオススメです。このように、自社の業務内容に合った適切なレイアウトを選択しましょう。

「オフィス家具」は用途に合ったものを選ぶ

オフィス環境を整えて従業員の満足度を上げるには、居心地のよい家具選びがとても重要です。特に、デスクワークの多い企業は、デスクやチェアは慎重に選びましょう。背もたれが低いローバックのチェアは、コンパクトでどんな場所にも置きやすいものの、腰に負担がかかりやすく長時間の作業には向きません。執務スペースにはミドルバックやハイバックのチェアを導入するなど、従業員の体を労った家具選びが大切です。

オフィス家具を選ぶコツは、デザイン性と機能性のバランスを考慮することです。ありがちなのは「デザインが気に入って選んだものの、機能性に欠けて使い勝手が悪かった」などの失敗です。確かに心地よい空間を作るにはデザイン性も大切ですが、必要な機能が揃っていないと業務に支障が出てしまいます。
つまり「デザイン性・機能性」は、どちらかでも欠けると従業員の不満へつながってしまうのです。どちらかだけを重要視するのではなく、両方をバランスよく満たす家具・用品を選択しましょう。

整理整頓しやすい「収納スペース」を確保

収納スペースが少ないと、物が多く雑然としたオフィスになってしまいます。特に、フリーアドレスを導入すると個別のデスクに物を置けないため、新たな収納スペースが必要です。個別のロッカーや自由に使える荷物カゴなど、使い勝手のよい収納を設置しましょう。フリーアドレス化に伴い文具やファイルなど、共用の備品が増える場合は、必ず収納場所を明確に決めることも大切です。

収納を作る際の注意点は、十分な広さがないとかえって整理整頓しづらい空間になることです。しかし、オフィスが狭いとどうしても収納スペースが狭くなりがち。まとまった空間を確保できない時は、壁面収納を作るなどデッドスペースを活用しましょう。また、ペーパーレス化を進める、共用の文書は個人に配布しないなど、書類を減らす工夫もオススメです。

「災害対策」はいつでも万全に

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万が一、勤務中に火事や地震などの災害が起こった場合に備えて、オフィスでも災害対策が必要です。災害時の避難経路になる廊下や階段などは、建築基準法によって寸法が定められています。両側に部屋がある廊下は1.6m以上、そのほかの廊下は1.2m以上の幅を確保しましょう。オフィスの床面積などによって数値が異なる場合があるので、間取りを変更する場合や通路に設備を施す場合などは詳しい値をチェックしてください。

また、大きな地震が起きた場合、被害を最小限にとどめられるように、オフィス家具に転倒防止措置を施しておくと安心です。大型の収納家具はベルト式器具などで固定する、ロッカーは背の低いものを選ぶなど、日頃から対策を取り入れるとよいでしょう。

オフィス環境改善のために意識すべきこと

ここでは、オフィスに新しい設備を取り入れる際の注意点をまとめました。従業員の意見を効率的に聞き取るコツや、ありがちな失敗例などを紹介します。

従業員の意見やアイデアを聞き取る

「オフィスの環境を改善したいと思うものの、従業員がどのような不満を持っているかわからない」という意見は案外多いもの。経営者側の視点からは、従業員のリアルな本音が見えにくいため、事前にアンケートを実施して要望を聞き取るのがオススメです。
特に、間取りやレイアウトを変えるなど、大掛かりな改修を行う際は、従業員も不安な気持ちになるでしょう。アンケートで意見を聞いたり、改修内容を事前にしっかり周知したりと、従業員から同意を得るための対策を行うことが大切です。

個人が集中できる環境を用意する

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新型コロナウイルスの影響によって、オフィスにフリーアドレスを導入する企業が増えています。社内のコミュニケーションを促進したり、業務の効率化を図れたりと、大きなメリットが得られるでしょう。ただし、個々の従業員によっては、集中力が欠け、仕事の生産性が落ちることも。フリーアドレスを導入する際は、すべての従業員が快適だと感じる空間を作れれば理想的です。例えば、1人用の仕事スペースを確保するなど、個々人で集中できる環境も整えておきましょう。

コロナ禍を乗り越えるための環境整備

ここでは、コロナ禍で取り入れるべき感染予防対策や環境整備について紹介します。近年の状況に適応したオフィスを新たに作りたい場合は、ぜひ参考にしてください。

オフィスの感染拡大予防

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人が長時間滞在しやすいオフィスでは、しっかりとした感染予防対策が求められます。机の間隔を開ける、座席数を減らす、パーテーションを立てるなど、3密(密閉・密集・密接)を可能な限り避けたレイアウトを取り入れましょう。スペースを十分に確保するために、壁を取り壊して部屋をつなげるなど、大掛かりなリノベーションを行う企業も増えているようです。

テレワーク化への対応

近年、さまざまな企業がテレワークを取り入れています。特に、以前から業務のデジタル化が進んでいる企業は、いち早く環境を整え、在宅勤務に乗り出しました。しかし、業種によってはまだまだ普及が進んでおらず、従業員のほとんどが出社している企業も見られます。
また、感染予防対策を施したオフィスでも、人が密集してしまえば、十分な予防効果は発揮されません。生産業や接客業など、テレワーク化が難しい業種でなければ、やはりテレワーク化を検討するべきでしょう。
オフィス環境改善で何が変わる?生産性を高めるためのアイデアを解説

まとめ

近年の働き方改革を経て、オフィス環境は従業員の生産性や創造性、モチベーションなどに影響を与えることがわかりました。より使いやすいオフィス家具を選んだり、レイアウト設計を行ったりと、従業員の満足度を高めて居心地のよい空間を作ることが大切です。また、感染症予防やテレワーク環境の整備など、コロナ禍でも安全に従業員が過ごせるように、オフィス環境を整えるとよいでしょう。
レイアウト変更や環境整備に伴い、オフィスリフォームなどを検討されているなら、ぜひ「カシワバラ・コーポレーション」へご相談ください。

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