オフィス環境改善のアイデアやグッズを紹介! 生産性を高めるポイントも解説

オフィス環境を改善し、従業員の生産性を高めるコツを紹介します。部屋の明るさや空調などの基本的な項目から、ニューノーマル時代に適応したレイアウトや感染予防対策に役立つグッズなど、オフィスに取り入れたいさまざまなアイデアをまとめました。

公開日 2021.08.25

更新日 2022.10.19

オフィス環境改善のアイデアやグッズを紹介! 生産性を高めるポイントも解説

時代の変化とともに、求められるオフィス環境も多様化しています。特に、近年は新型コロナウイルスの影響で、感染対策を意識したレイアウトを採用している企業も多くあります。そこでこの記事では、快適なオフィス環境を作り、従業員の生産性をアップさせるためのコツをまとめました。空調や明るさ、家具の配置、災害対策などのさまざまな改善アイデアや便利なグッズを紹介します。オフィス環境の改善に取り組んでいる人は、ぜひ参考にしてください。

オフィス環境が従業員に与える影響とは

ひと昔前まで、オフィスは決まった仕事を黙々とこなす場所であり、従業員の創造性やコミュニケーションなどはあまり重視されませんでした。内装も、ワークスペースにはコストをかけず、人目に付きやすい受付や会議室のみデザインする企業が多く見受けられました。

しかし、近ごろの働き方改革で、オフィス環境は従業員の生産性や創造性、モチベーションの向上、ストレス軽減などに影響を与えることがわかりました。現代のオフィスでは、作業のしやすいデスクや腰に優しいチェア、居心地のよい休憩スペースなど、従業員がより過ごしやすいと感じる空間作りが注目されています。

オフィス環境改善が必要かどうか見極めのポイント

どのようなオフィス環境だと改善が必要なのでしょうか。ここでは、オフィス環境の良し悪しを判断する際にチェックすべき項目を紹介します。

整理整頓がされているかどうか

まず、オフィスの共有スペースが整理整頓されているかをチェックしましょう。必要なものをいつも探さなければならないような状況では、多くの時間や労力が無駄になります。
また、物が散らかっている空間では、従業員が作業に集中しにくかったり、ストレスを感じやすかったりするため、生産性が落ちてしまいます。企画や商品開発といったアイデアを求められる職種では、よい発想が出づらくなるでしょう。
数多くの機器を使うと配線も雑多になりがちですが、見た目が悪い上、転倒や漏電などのリスクもあります。整理されていない箇所があるなら、早急に改善が必要です。
休憩室などの共有スペースも、乱雑な状態ではリラックスできません。十分な休息がとれないと作業効率の低下につながる恐れがあります。

生産性が高まる設備になっているか

本質的な業務に集中しやすい環境作りも大切です。特に、毎日長時間使用するデスクやチェアは作業効率に直接影響します。体に負担がかかるものになっていないかを確かめましょう。
オンラインの面談や会議が増えたなら、周りの雑音を気にせずに集中できる個室がないと不便です。このように、近年の変化に応じてオフィス環境も変えていく必要があります。

ワークスペース以外の設備、例えばトイレやロッカールームなどの使い心地も意外と大事なポイントです。老朽化が進んでいる、狭い、暗い、といった問題があると、使う度にストレスが溜まります。従業員が快適に過ごせる環境を作ることは、企業への愛着やモチベーションの向上に寄与します。

レイアウトが適切かどうか

レイアウトは、業務効率やコミュニケーションのとりやすさ、快適さに影響する重要なポイントです。
デスクのレイアウトは、チーム作業が多いならデスク同士が向かい合う形とし、個人で進めることが多ければ背中合わせにするなど、業務の進め方に合ったものになっているでしょうか。

また、オフィス内での動線にも配慮が必要です。特に、複合機やキャビネットなど共有設備の位置やスペースを吟味します。使用時に従業員同士がぶつかったり、狭すぎて通りにくかったりといった問題が見られるなら改善が必要です。
スムーズに作業しやすいレイアウトであれば、業務効率が向上し、従業員のストレスを減らせるでしょう。

オフィス環境改善に効果的なアイデア

ここでは、オフィスをより快適にするアイデアをまとめました。空調やライティング、騒音対策やレイアウトなど、さまざまな視点から環境改善の方法を紹介します

心地よい「空調設定」が体調管理の鍵

空調は、オフィスの快適度を左右する重要なポイントです。空気調整設備を設けている場合、「事務所衛生基準規則」によって、オフィスの温度は17～28度、湿度は40～70%になるよう、努力義務が定められています。この推奨温度の範囲で、オフィスに合った最適な温度と湿度に設定するのが理想的です。
しかし、体感温度には個人差があり、座っている位置によっても温度の感じ方は異なるもの。一日中同じ温度に設定するのではなく、時間帯によってこまめに空調を調整しましょう。寒過ぎたり暑過ぎたりすると体調を崩す恐れもあるため、常に心地よいと感じる一定の温度が保たれているのが理想的です。

また、空気の質を良好に保つためには、適度な換気が必要です。感染防止対策にも効果があるため、一日に数回は窓やドアを開けて室内の空気を入れ替えましょう。窓やドアを開けられない場合は、換気システムの導入がオススメです。

適切な「明るさ」で作業効率アップ

従業員の集中力をアップするには、室内が適切な明るさで保たれていることが大切です。JIS規格では、事務所の推奨照度を500～750lxと定めています。ワークスペースが暗過ぎると、視力低下など従業員の健康を損なう恐れもあるため、デスクワークやパソコン作業を行う場所は750lx、会議室や制御室は500lxを目安として、明るい照明を設置しましょう。

一方で、従業員がリラックスして働けるように、オレンジライトなどあえて暗めの照明を用いる企業もあります。落ち着いた照度の照明は、従業員をリラックスさせコミュニケーションの促進や創造力の向上に効果的です。「従業員の創造性を大切にしたい」「集中して業務に取り組める環境が大切」など、企業の方針に合わせて照明の明るさを見直してみてはいかがでしょうか。休憩室は暗めに、執務スペースは明るい照明を用いるなど、部屋によって明るさを変えるのもオススメです。

「環境音」によって集中力の質が変化

見落としがちなのが、オフィスの音に関する配慮です。実は、業務の集中力を上げるためには、必ずしも無音がよいわけではありません。「喫茶店など、適度な雑音がある空間の方が集中できる」という人は案外多いです。従業員が心地よく作業できるように、水が流れる音や鳥のさえずりなどの自然音をBGMにするなど、執務や作業スペースに適度な雑音をあえて取り入れる企業もあります。

反対に、会議室や応接室などお客様を招いて打ち合わせをする部屋は、きちんと防音対策を行いましょう。話し声が外に漏れたり、外部の音が聞こえ過ぎたりすると、それらが気になって集中力を欠いてしまいます。オフィスは多くの目的で部屋を使用するため、それぞれに合った音の対策が必要です。

ニューノーマル時代に合わせた「レイアウト設計」

コロナ禍の働き方改革で、オフィスのレイアウトも大きく変化しています。座席数を減らしたり、机の間隔を空けたり、感染防止策を取り入れたオフィスにリニューアルした企業も多いのではないでしょうか。近年は、フリーアドレスが急激に普及するなど、状況に応じて柔軟に使える空間や、安全にコミュニケーションがとれる空間作りを重視する企業が増えています。

オフィス設計で何より大切なのは、業務内容に適した使いやすいレイアウトにすることです。創造性を重視する企業やコミュニケーションを促進したい企業は、オフィス全体にフリーアドレスを取り入れてもよいでしょう。しかし金融業など、機密事項を多く取り扱う企業では、「各員がどの端末で何をしているのか」を同定しやすい従来のレイアウトを基本として、部分的にフリーアドレスを導入可能か検討するのがオススメです。このように、自社の業務内容や社風に合った適切なレイアウトを選択しましょう。

「オフィス家具」は用途に合ったものを選ぶ

via www.rakuten.ne.jp

オフィス環境を整えて従業員の満足度を上げるには、居心地のよい家具選びがとても重要です。特に、デスクワークの多い企業は、デスクやチェアは慎重に選びましょう。背もたれが低いローバックのチェアは、コンパクトでどんな場所にも置きやすいものの、腰に負担がかかりやすく長時間の作業には向きません。執務スペースにはミドルバックやハイバックのチェアを導入するなど、従業員の体を労った家具選びが大切です。

オフィス家具を選ぶコツは、デザイン性と機能性のバランスを考慮することです。ありがちなのは「デザインが気に入って選んだものの、機能性に欠けて使い勝手が悪かった」などの失敗です。確かに心地よい空間を作るにはデザイン性も大切ですが、必要な機能が揃っていないと業務に支障が出てしまいます。
つまり「デザイン性・機能性」は、どちらかでも欠けると従業員の不満へつながってしまいかねません。どちらかだけを重要視するのではなく、両方をバランスよく満たす家具・用品を選択しましょう。

整理整頓しやすい「収納スペース」を確保

via www.kokuyo-furniture.co.jp

収納スペースが少ないと、物が多く雑然としたオフィスになってしまいます。特に、フリーアドレスを導入すると個別のデスクに物を置けないため、新たな収納スペースが必要です。個別のロッカーや自由に使える荷物カゴなど、使い勝手のよい収納を設置しましょう。フリーアドレス化に伴い文具やファイルなど、共用の備品が増える場合は、収納場所を明確に決めることも大切です。

収納を作る際の注意点は、十分な広さがないと、かえって整理整頓しづらい空間になることです。しかし、オフィスが狭いとどうしても収納スペースが狭くなりがち。まとまった空間を確保できない時は、壁面収納を作るなどデッドスペースを活用しましょう。また、ペーパーレス化を進める、共用の文書は個人に配布しないなど、書類を減らす工夫もオススメです。

「災害対策」はいつでも万全に

万が一、勤務中に火事や地震などの災害が起こった場合に備えて、オフィスでも災害対策が必要です。災害時の避難経路になる廊下や階段などは、建築基準法によって寸法が定められています。両側に部屋がある廊下は1.6m以上、そのほかの廊下は1.2m以上の幅を確保しましょう。オフィスの床面積などによって数値が異なる場合があるので、間取りを変更する場合や通路に設備を施す場合などは詳しい値をチェックしてください。

また、大きな地震が起きた場合、被害を最小限にとどめられるように、オフィス家具に転倒防止措置を施しておくと安心です。大型の収納家具はベルト式器具などで固定する、ロッカーは背の低いものを選ぶなど、事前に対策をとるとよいでしょう。

オフィス環境を改善するグッズ

グッズを有効活用すればオフィス環境を手軽に改善できます。現状のオフィス環境を把握し、改善したい項目をピックアップした上で、適切なものを選びましょう。

空気清浄機

空気清浄機は、オフィス環境の快適化に有効です。空気が汚れていると、せきやくしゃみといったアレルギー症状、風邪などの病気を引き起こす可能性があります。そうなると、従業員が業務に集中できなくなり、生産性の低下を招きます。また、においによるストレスを感じる従業員もいるかもしれません。
デスクに置けるコンパクトなグッズから、広範囲を浄化できる業務用のものまで販売されているので、オフィスに合わせたアイテムを選べます。

また、閉め切ったオフィスだと空気中の二酸化炭素濃度が高くなり、従業員は眠気を感じやすくなります。空気清浄機とともに、こまめな換気を行うのが望ましいでしょう。

観葉植物

観葉植物を取り入れるのも、手軽にオフィス環境を改善する方法のひとつです。近年は「オフィス緑化」という取り組みを行っている企業が多くあります。その理由として挙げられるのは、観葉植物が視覚に入ることによってリラックス効果が高まり、従業員のストレス軽減に有効である点です。また、観葉植物には空気をきれいにする効果もあると言われています。
オフィスに向いているのは、日当たりが悪くても大丈夫で、水やりが少なくて済む、管理しやすい観葉植物です。例えば、パキラやポトス、サンスベリアなどが育てやすいでしょう。

パーティション

オフィスのレイアウトを手軽に変えられるパーティションは、費用対効果の高いグッズです。オフィス環境を改善する際には、レイアウトを変更したい場面が多くあります。しかし、壁を増設したり撤去したりして休憩室や会議室、個室を作るとなると、工事費用が高くついてしまいます。
パーティションのサイズは製品によってさまざまですが、自力で動かせるサイズのパーティションなら、比較的安価に空間を作れます。デスクを囲って簡易的な個室にしたり、共有スペースの一角にミーティングスペースを設けたりと、幅広い用途で活用可能です。

オフィス環境改善のために意識すべきこと

ここでは、オフィスに新しい設備を取り入れる際の注意点をまとめました。従業員の意見を効率的に聞き取るコツや、ありがちな失敗例などを紹介します。

従業員の意見やアイデアを聞き取る

「オフィスの環境を改善したいと思うものの、従業員がどのような不満を持っているかわからない」という意見は案外多いもの。経営者側の視点からは、従業員のリアルな本音が見えにくいため、事前にアンケートを実施して要望を聞き取るのがオススメです。
特に、間取りやレイアウトを変えるなど、大掛かりな改修を行う際は、従業員も不安な気持ちになるでしょう。アンケートで意見を聞いたり、改修内容を事前にしっかり周知したりと、従業員から同意を得るための対策をとることが大切です。

個人が集中できる環境を用意する

新型コロナウイルスの影響によって、オフィスにフリーアドレスを導入する企業が増えています。社内のコミュニケーションを促進したり、業務の効率化を図れたりと、大きなメリットが得られるでしょう。
ただし、従業員によっては、集中力が欠け、仕事の生産性が落ちることも。フリーアドレスを導入する際は、すべての従業員が快適だと感じる空間を作れれば理想的です。例えば、ひとり用の仕事スペースを確保するなど、個々人で集中できる環境も整えておきましょう。

円滑なコミュニケーションを重視する

業務を迅速に進めるにはこまめなコミュニケーションが欠かせません。従業員が言葉を交わしやすい環境作りをしましょう。
デスクのレイアウトは第一に考えたいポイントです。向かい合う対向型のデスク配置だと、情報共有が素早く行えるので、チームワークや話し合いが求められる業務に適しています。

また、フリースペース（多目的スペース）を設置するなど、他部署の人とも交流する機会が生まれるような環境を作るのもオススメです。チャットなどの業務連絡ツールの導入も、情報共有にかかる時間の削減に役立つでしょう。

コロナ禍を乗り越えるための環境整備

ここでは、コロナ禍で取り入れるべき感染予防対策や環境整備について紹介します。近年の状況に適応したオフィスを新たに作りたい場合は、ぜひ参考にしてください。

オフィスの感染拡大予防

人が長時間滞在しやすいオフィスでは、しっかりとした感染予防対策が求められます。机の間隔を空ける、座席数を減らす、パーティションを立てるなど、3密（密閉・密集・密接）を可能な限り避けたレイアウトを取り入れましょう。スペースを十分に確保するために、壁を取り壊して部屋をつなげるなど、大掛かりなリノベーションを行う企業も増えているようです。

テレワーク化への対応

近年、さまざまな企業がテレワークを取り入れています。以前から業務のデジタル化が進んでいる企業は、いち早く環境を整え、在宅勤務に乗り出しました。しかし、業種によってはまだまだ普及が進んでおらず、従業員のほとんどが出社している企業も見られます。

しかし、感染予防対策を施したオフィスでも、人が密集してしまえば、十分な予防効果は発揮されません。生産業や接客業など、テレワーク化が難しい業種でなければ、やはりテレワーク化を検討するべきでしょう。

まとめ

近年の働き方改革を経て、オフィス環境は従業員の生産性や創造性、モチベーションなどに影響を与えることがわかりました。より使いやすいオフィス家具を選んだり、レイアウト設計を行ったりと、従業員の満足度を高めて居心地のよい空間を作ることが大切です。また、感染症予防やテレワーク環境の整備など、コロナ禍でも安全に従業員が過ごせるように、オフィス環境を整えるとよいでしょう。
レイアウト変更や環境整備に伴い、オフィスリフォームなどを検討されているなら、ぜひ「カシワバラ・コーポレーション」へご相談ください。