小規模オフィスをレイアウトするメリットとは? レイアウトする際の注意点を徹底解説

小規模オフィスには賃料が安いなどのメリットがある一方で、空間的な制約からオフィス家具選びやレイアウトをする際にいくつかの注意点があります。そこで本記事では、小規模オフィスのメリット・デメリットをはじめ、オフィス作りをする上でのポイントを解説します。

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公開日 2023.02.16

更新日 2023.02.16

小規模オフィスをレイアウトするメリットとは? レイアウトする際の注意点を徹底解説

スタートアップ企業やテレワークを導入している企業にとって、小規模オフィスで事業を行うことは特にコスト面において魅力的な選択の１つです。とはいえ、小規模オフィスは空間的な制約から、快適な職場環境にするために苦労することが多いのも事実です。そこで本記事では小規模オフィスのメリット・デメリットの紹介から始め、小規模オフィスをレイアウトする上での注意点やコツなどを解説します。

小規模オフィスのメリット

小規模オフィスをレイアウトするメリットとは? レイアウトする際の注意点を徹底解説

広いオフィスに比べて小規模オフィスにはどのようなメリットがあるのでしょうか。以下では、小規模なオフィスならではのメリットを解説します。

賃料が安い

一般的に不動産の賃貸価格はその面積に比例して高くなります。したがって、小規模なオフィスは大規模なオフィスと比べて基本的に手頃な賃料で利用可能です。この特徴は、とりわけ資金に余裕のないスタートアップ企業にとって有益でしょう。

オフィスの賃料は企業の固定費の中でも大きな部類に入るので、テレワークによって出社人数が減った企業にとってもオフィスの小規模化は一考の価値があります。賃料を抑えることで、固定費を少なくし、その分できた余裕を人材やほかの備品に回せるのは大きなメリットです。

レイアウトを統一しやすい

小規模なオフィスは、準備するオフィス家具などが少ないので、全体の色調やデザインなどを統一しやすいのもメリットです。デスクや備品の配置パターンなども自ずと限られてくるので、レイアウトや導線の確保などに悩む時間も少なく済みます。小規模オフィスではそこで働く人数も少ないため、ひとりひとりの意見を取りまとめやすく、それぞれの社員の希望なども反映しやすいでしょう。

おしゃれな職場、自分の気に入った職場で働けるかどうかは、社員のモチベーションを左右する重要な要素です。スペースの小ささや備品の少なさは、管理のしやすさという実用的なメリットにもつながります。

テレワークをメインに導入している企業でも、自宅が仕事をするのに向いていない環境の人はいるでしょう。その場合も小規模なオフィスを用意することは、コストを抑えつつ社員に働く場所の選択肢を与えるために有用です。

コミュニケーションがとりやすい

コミュニケーションがとりやすいのもメリットです。小規模なオフィスでは社員同士がお互いに声の届く範囲内で働いているので、コミュニケーションが活性化します。用事があればその場で座ったまま話しかけられるので、席を移動して集合する手間や時間も必要ありません。

ほかの人やチームが取り組んでいるプロジェクトについても話を耳に入れやすいので、お互いに刺激や助言を与え合うオープンな関係やコラボレーションを促進できます。物理的な距離の近さは、社員同士の心理的な距離感を縮めるのにも役立つでしょう。

小規模オフィスのデメリット

小規模オフィスには以下のようなデメリットもあります。

パーソナルスペースが狭くなる

第一のデメリットは、各社員のパーソナルスペースが確保しにくいことです。「交流がしやすい」というメリットは、「プライバシーの低下」や「ほかの社員の動きや物音が気になりやすい」というデメリットと表裏一体です。これらが理由でストレスを感じたり、作業効率が落ちたりする社員も出るかもしれません。

こうしたデメリットへの対策として、固定席を定めずその日の業務や気分に合わせて席を変えられるフリーアドレスを採用する、個人用ブースをつくるなどの空間的な工夫が挙げられます。テレワークやABWなどによる働き方改革も有効です。ABWとは（Activity Based Working）の略称で、その日の業務内容や都合などに合わせて働く時間と場所を柔軟に選択できる働き方を意味します。こうした働き方を導入することで、物理的な余裕が限られていてもオフィスを広く使いやすいでしょう。

収納スペースを確保しづらい

空間的な制限から、収納スペースを確保しづらいのもデメリットです。収納スペースが少ないと、オフィスが乱雑になりやすく、見た目が悪いのはもちろん作業スペースの圧迫にもつながります。

収納スペースを確保するには、設置するオフィス家具やコピー機などの什器・機器のサイズや数を厳選しなくてはいけません。なるべく書類をペーパーレス化するなどの工夫も必要でしょう。

小規模オフィスで必要なものを事前チェック

上記のように、小規模オフィスに設置するものは厳選すべきですが、逆に言えばどのようなものが欠かせないのでしょうか。以下では、小規模オフィスで必要なものを紹介します。

通信環境の構築や機器の準備

現代のビジネスにおいて、まったくITの力を必要としない企業はほとんど存在しないでしょう。取引先や顧客と連絡するにもIT環境は欠かせません。IT環境を構築するには、インターネットプロバイダーとの契約や、業務をこなすのに十分なスペックがあるPCの調達、仕事で使うメールアカウントや業務システム、グループウェアなどの導入が必要です。

PCはデスクトップよりもノートPCのほうが省スペースで携帯性にも優れています。ただし、モニターがあったほうが目や首の疲れは抑えやすく、作業効率を高められるでしょう。デスクスペースに余裕があれば、デュアルモニターを採用するのも検討の価値があります。

家具やインテリアの準備

業務を行うにはデスクやチェアなどのオフィス家具も必要です。人間工学に基づいた家具は快適であるだけでなく、社員の生産性にも好影響を与えます。オフィスデザインは企業の個性を図る大きな要素でもあるため、来客の目にどのような印象を与えるかも考慮するのがオススメです。

デスクやチェア以外では、情報共有用にホワイトボードなどもあったほうがよいでしょう。時計やカーテン、傘立てなども必要です。コストやサイズ、耐久性などのバランスを考えて自社に適したものを検討しましょう。

事務用品や家電の準備

細々としたものですが、文房具などの事務用品も揃えなければなりません。ボールペン、シャープペン、消しゴム、はさみ、ホッチキス、付箋などが代表例です。

社員が過ごしやすい環境をつくるために、冷蔵庫や電子レンジなどの基本的な家電もあったほうがよいでしょう。来客用のお茶やコーヒーなども用意することをオススメします。

小規模オフィスで事業を開始するまでの流れ

続いては、小規模オフィスで事業を開始するまでの流れを解説します。

立地を選ぶ

最初に考えるべきは立地です。企業や経営者にとってはもちろん、社員にとっても有益な立地を探しましょう。例えば駅や銀行、市役所までの距離などは要チェックポイントです。よく打ち合わせする取引先などがあれば、そこへのアクセスのしやすさも考えたほうがよいでしょう。IT関係なら渋谷、アパレル関係なら表参道というように同業種が集まりやすい立地もあるので、そうした点を加味するのもひとつの考え方です。

予算内に収まる物件を探す

予算面との兼ね合いも重要です。賃料や管理費などのランニングコストを計算し、予算的に無理のない範囲で収まる物件を探しましょう。とはいえ、予算を気にするあまり、過度に小さい物件を借りてしまうと生産性が下がるなどの不都合が生じますので、自社のニーズとのバランスも重要です。

レンタルオフィスを利用するのも一考の価値があります。レンタルオフィスはすぐに入居できる上、デスクなど最低限の設備が整えられていることが多いので、スムーズに事業を開始することが可能です。1カ月単位で短期契約ができることもあるので、自社オフィスを構えるまでのつなぎとして活用するのにも適しています。

レイアウトを行う

物件を決めたら、内装のレイアウトを検討し、オフィス家具などを購入もしくはレンタルします。オフィス家具や備品は社員数や来客数などを考慮した上で、必要な数量を導入しましょう。レイアウトに際しては、導線を意識することも大切です。

小規模オフィスをレイアウトする際の注意点

最後に、小規模オフィスをレイアウトする際の注意点を解説します。

コンセプトをしっかり決める

第一に心掛けたいのは、どのような空間にしたいのか基本コンセプトをしっかり決めることです。「内勤者（外勤者）が多いなら内勤者（外勤者）が働きやすい環境に」「来客が多いなら接客をしやすい環境に」というように、自社の事業の実態に合わせてコンセプトを考えましょう。小規模オフィスではスペースが限られている都合上、空間やフロアごとに複数のコンセプトを使い分けることは難しいため、どのような課題を優先すべきかは非常に重要です。

防音性を考慮する

防音性を考えることも重要です。小さなオフィスでは、会議などの声が全体に漏れ聞こえる場合が少なくありません。コピー機などの音が会議や業務をする時耳障りになることもあるでしょう。こうした事態に備えるには、防音スペースを設けたり、音の大きい機器の設置場所に配慮したりする必要があります。

社員数の増減を考慮する

将来的な社員数の増減についても考慮が必要です。特に社員が増えて手狭になったという場合は、オフィスの移転を考えなければなりません。短期間で移転を繰り返すことはコストや手間暇の無駄につながるので避けるべきです。そのため、物件を借りる際やレイアウトを決める際は、将来的に社員数が増減することを考えて、省スペース化や可変性のある家具の設置などを行うようにしましょう。

社員のプライバシーに配慮する

社員のプライバシーの保護にも注意が必要です。社員同士の距離が近い環境だとお互いにプライバシーを守りづらく、ストレスを感じる場合が多々あります。こうした状態を避けるためには、デスクにパーテーション(目隠し)を設置したり、息抜きができるように小さな休憩ブースを設置したりするのが有効です。ただし、狭い空間にパーテーションを設置すると、圧迫感が出やすくなるのでご注意ください。

小規模オフィスは賃料を抑えられる、コミュニケーションがしやすいなどのメリットがある一方で、空間的な制約からプライバシーや収納スペースの確保などが課題です。入念な計画や工夫が求められるため、本記事を参考に快適で魅力的なオフィスづくりに取り組んでみてください。